7 vprašanj, na katera je priporočljivo odgovoriti PRED organizacijo dogodka

1. Kakšen je namen in cilj dogodka, ki ga bomo organizirali?

Prvo vprašanje, ki si ga zastavimo je: Kakšen je pravzaprav naš namen oz. namen dogodka, ki ga bomo organizirali, kaj želimo doseči?
V mislih se postavimo na konec dogodka in vidimo ter občutimo, kar si želimo doseči. To je naš namen dogodka. Namen dogodka je pravzaprav naše glavno vodilo, cilje pa potrebujemo, da lahko namen dosežemo.
Zelo pomembno je, da si pri določanju namena dogodka vzamemo nekaj časa, se pogovorimo z internim timom in organizatorjem dogodka ter skupaj določimo glavni namen. Od namena so odvisni nato tudi cilji dogodka, ki pa so osnova za vse nadaljnje aktivnosti, kot so izbira termina, lokacije, scenarija dogodka, …
Naše drugo vprašanje, ki nam pomaga določiti cilje, pa je: Kako bomo dosegli namen, ki smo ga določili?
V večini primerov ima poslovni dogodek eden ali največ dva namena, ciljev pa je lahko več. Pomembno je, da smo pri določanju namena realni.
Potrebno se je zavedati, da z enim samim poslovnim dogodkom ne moremo zadovoljiti vseh naših potreb in želja hkrati, na primer, prepoznavnost blagovne znamke, večja prodaja, sklepanje pogodb in zaključevanje poslov, predstavitev novin izdelkov ali storitev, pridobivanje novih strank, …
Torej imamo različne namene dogodka in zato tudi različne pristope organizacije dogodka in različne vrste poslovnih dogodkov.

Kateri dogodki najbolje dosegajo svoj namen?

To so dogodki, ki so na nek način unikatni in pri udeležencih pustijo globji pečat. V spominu udeležencev ostanejo doživete zgodbe in prijetni občutki. Da bi to dosegli, pa se organizacije dogodka lotimo celostno.
Dogodki z globino

2. Kdo so udeleženci dogodka in kakšen je njihov prispevek k ciljem?

Udeleženci dogodka so zelo pomemben del dogodka, zato je zelo priporočljivo, da so skrbno izbrani.
Ni vseeno kdo so udeleženci dogodka, nujno je, da se skladajo z namenom dogodka (npr. ni primerno, da na dogodke povabimo tudi naše kupce, če je namen dogodka poglobitev odnosa s top poslovnimi partnerji).
Udeležence moramo dobro poznati, ne nujno osebno, vendar moramo poznati njihove navade, želje, potrebe.
V scenarij dogodka je priporočljivo dodati elemente, ki bodo udeležence aktivirali, torej bodo udeleženci na dogodku tudi aktivno sodelovali.

Kako dosežemo, da v spominu udeležencev dogodek ostane živ?

Tako, da spodbudimo njihove prijetne občutke medtem, ko aktivno sodelujejo. O tem se izplača dobro razmisliti.
Za pripravo liste povabljenih, si je vedno potrebno vzeti čas.
 
libera el potencial del networking 1

3. Kako optimalno izberemo termin za izvedbo dogodka?

Po tem, ko sem že določili namen in cilje dogodka ter se posvetili udeležencem, pa pride na vrsto izbira pravega termina za izvedbo dogodka. Pozor, termina ne izbiramo pred namenom in preden ne vemo dko so pravi udeleženci dogodka. 
Glede na to kdo bodo udeleženci dogodka se določa termin dogodka. Na primer; termina ne določimo med šolskimi počitnicami, saj imajo naši udeleženci tudi družine, termina ne določamo v času, ko že potekajo dogodki, ki so na naše udeležence pomembni, tudi ob ponedeljkih ni priporočljivo organizirati dogodka, razen v primerih, ko gre za več povezanih dogodkov in se udeleženci s terminom v naprej strinjajo, itd…
Pri določanju termina bodimo pozorni na druge vrste dogajanja, ki bi naše udeležence utegnila zanimati in na to, da se tudi termin sklada z namenom dogodka. 
Corona ukrepi - 5 korakov že danes

4. Kaj pa finančni okvir dogodka?

Velikokrat me poslovni partnerji vprašajo ali je sploh možno vnaprej določiti finančni znesek, ki je potreben za izpeljavo dogodka. in moj odgovor je: “Seveda, to je NUJNO!”
Pri finančni oceni dogodka je zelo pomembno, da nam pomaga nekdo, ki ima na tem področju izkušnje.
Zakaj sodelovati z izkušeno osebo?
  • ker nas izkušena oseba opozori na marsikateri skriti strošek, ki je lahko zelo visok, pa ga nismo planirali,
  • ker se zna dobro pogajati na lokaciji, kjer bo dogodek potekal,
  • ker pozna trike kako za naš denar dobiti največ, itd.
Pri financah je vedno dobrodošlo, da uskladimo želje in potrebe z zmožnostmi. Vse je mogoče, pomembno je le, da smo realni. 
Lumidi ženske v poslovnem svetu

5. Zakaj je pomemben scenarij dogodka, saj ne gre za gledališko predstavo?

V veliki večini primerov se dogaja, da dogodki nimajo scenarija. Ali pa je le ta zelo skop, kot na primer: udeleženci pridejo, popijejo kavo, sedijo in poslušajo, pojejo in odidejo.
Roko na srce, pri takšnem scenariju namena dogodka ne bomo dosegli, še manj pa se bo dogodek  vtisnili v spomin udeležencem.
Scenarij dogodka je pomemben del organizacije, ki sledi namenu in doseganju ciljev dogodka. V scenariju dogodka niso določene samo aktivnosti, ki se bodo na dogodku izvajale, temveč določimo tudi vloge vsem posameznikom, ki bodo dogodek soustvarjali. Izrednega pomena je namreč, da vsak posameznik, ki je na dogodku pozna svojo vlogi in jo tudi aktivno opravlja. 
Lumidi dogodki 5 1

6. Kako določimo najprimernejšo lokacijo za izpeljavo dogodka?

Pri izbiri lokacije je zelo pomembno, da smo vse zgornje točke že določili.
Ko imamo namen, cilje, termin, finančni okvir in scenarij dogodka, potem imamo vse elemente, ki nam pomagajo izbrati pravo lokacijo.
Lokacija v veliki meri vpliva na to ali bo dogodek ostal v prijetnem spominu udeležencev. Ni vseeno kam povabimo ljudi, zato si vedno zamislimo sami sebe in se vprašajmo »Kako bi se počutil/a, če bi me nekdo povabil na dogodek na to lokacijo?« 
Poleg nas samih, pa upoštevajmo še vse, kar vemo o naših udeležencih, njihovih navadah, željah.
Veliko vlogo igra tudi časovna komponenta, torej koliko časa udeleženci potrebujejo, da pridejo do lokacije, kjer dogodek poteka. V kolikor gre za udeležence, ki so ponavadi v časovni stiski, naj bo lokacija v njihovi bližini. To velja predvsem za enodnevne dogodke. Ko pa organiziramo večdnevne dogodke, pa je lahko lokacija malo bolj oddaljena in več poudarka posvetimo prostoru, kjer se bodo udeleženci najdlje zadrževali. Pri izbiri prostora so zelo pomembni majhni detalji, ki naredijo velik vtis.
Lumidi 14 2

7. Kdo naj bo oseba, ki bo dogodek organizirala?

Kdo naj bo organizator dogodka?
Večno vprašanje in večna dilema. Ali naj organizacijo prepustimo osebi iz podjetja (ki sicer ni zadolžena za organizacijo dogodkov) ali naj k sodelovanju povabimo nekoga zunanjega?
Če menimo, da imamo v podjetju osebo, ki je dovolj izkušena na tem področju, ima poleg svojih delovnih obveznosti dovolj časa in tudi željo, da prevzame organizacijo, potem se lahko določimo tudi na notranjega organizatorja.
V kolikor pa takšne osebe v podjetju nimamo, pa je bolje, da k sodelovanju povabimo zunanjega partnerja.
Kako izbrati zunanjega partnerja za organizacijo dogodka?
Predlagam, da se osebno spoznamo in se bolj podrobno posvetimo vašemu dogodku. Lumidi kontakt >>
Monika - Lumidi Dogodki in zgodbe z globino