Pred vami je organizacija pomembnega dogodka in soočate se s številnimi odločitvami, možnostmi in vprašanji.

Izbira lokacije, kjer bo dogodek potekal, je tista odločitev, ki bo imela največji vpliv na vaš dogodek. Vse ostalo, kot so datum dogodka, kulinarične možnosti, zabavni program in prijetna doživetja udeležencev … vse to je povezano s tem, katero lokacijo boste izbrali.

Hmmmm, se sliši nekoliko zastrašujoče?

Ni potrebe, da se tako počutite. Da vam bo lažje, boste v nadaljevanju pridobili super smernice o tem, kdaj sprejeti odločitev, kaj upoštevati in kako narediti boljše, ko gre za izbiro lokacije za vaš dogodek.

Kdaj pričeti z iskanjem lokacije za dogodek?

Prej, ko začnete, bolje je.:) Resnično. Ko imate kristalno jasne odgovore na tri spodnja vprašanja, lahko začnete iskati lokacijo za dogodek. Vprašanja so naslednja:

• Kakšen je proračun dogodka?

• Kakšna je predvidena velikost dogodka, torej število udeležencev?

• Kakšne so zahteve po prostoru oziroma lokaciji (zaprt prostor, zunaj v naravi, s prenočišči, strogo poslovno, protokolarno, zabavno, novoletno, …)?

Lokacijo za dogodek rezervirajte vsaj 4-6 mesecev vnaprej. Tako vam bo ostalo dovolj časa za načrtovanje drugih kritičnih stvari, kot so kulinarika, program presenečenja, zabavni program, priprava spletne strani za dogodek, letaki, digitalne marketing kampanje, vabila in ostalo.

Torej…

1. Lokacija sama seveda in kam usmeriti razmišljanje?

O lokaciji ste verjetno že razmišljali. Ko gre za lokalni dogodek boste najverjetneje iskali lokacijo, ki je dovolj blizu doma ali službe večine udeležencev. Če veliko udeležencev prihaja iz oddaljenih mest in držav, bi bilo morda koristno, da lokacijo poiščete v bližini letališča ali hotelov, kjer udeleženci prebivajo. V nobenem primeru ne pozabite upoštevati možnosti prometnih zamaškov, težav s prevozom in parkiranjem.

Kaj pa, če bi malo dvignili pričakovanja in dodali element skrivnostnosti?

Lahko izberete skrivno lokacijo in udeležencem sporočite le lokacijo, kjer pustijo svoje avtomobile, nadaljnji prevoz pa organizirate vi sami. Tako dodate element skrivnostnosti in pričakovanja, ki dvigne razpoloženje in se vtisne v spomin, vendar ni primerno za vse vrste dogodkov.

Prav tako uredite uradno pogodbo s ponudnikom lokacije, kajti sprememba lokacije je verjetno zadnja stvar, ki si jo želite doživeti tik pred pričetkom dogodka.

Zmanjšajte možnost, da bodo vaši udeleženci zamudili in jim priskrbite navodila za pot, informacije o parkiranju, ponovno jim zapišite agendo in vse pomembne informacije o dogodku. Jasno, pregledno in vse na enem mestu. To je vaš osnovni »to do«.

In, če to ni to? Bi bili radi bolj izvirni, drugačni in pristni?

Vse zgoraj zapisano drži in v večini primerov je potek iskanja lokacije takšen in pravzaprav ni s tem nič narobe. Vendar, ko si želite nekaj res posebnega, nekaj novega in nekaj, kar pravzaprav sploh ne gre povezati z vašim dogodkom, potem se iskanja lokacije in organizacije dogodka lotite drugače.

Kako?

Na voljo imate dve varianti:

1. Pokličete mene – Monika, ustvarjalka poslovnih dogodkov z globino in vam priskočim na pomoč.

2. Ali se usedete v avto in raziskujete. Lahko vam je v pomoč tudi Google, vendar ni najbolj zanesljiv, vsaj ne po mojih izkušnjah, saj vam ne more pričarati doživetja, ki ga lahko občutite le osebno na lokaciji.

Morda je za vaš dogodek primerna jasa sredi gozda, morda je to mala vinska klet, morda grad, kjer so do sedaj razstavljali le umetniki, morda prostrano posestvo, ki se skriva v popolni naravi in nudi magično energijo, morda vasica ob morju, kjer na osrednjem trgu zvonovi zvonijo sami sebi, …

Možnosti je veliko, potrebno jih je videti. Nič ni nemogoče.

2. Kaj pa parkiranje na lokaciji, ki jo izberete?

Ali ima lokacija za vaš dogodek parkirišče? Večno vprašanje in izjemno pomembno vprašanje.

Če ima lokacija dovolj veliko parkirišče za vse udeležence dogodka je zadeva jasna. Rešena.

Če temu ni tako, pa je potrebno preveriti ali obstajajo v bližini parkirišča, ki jih lahko najamete in do katerih lahko udeleženci dostopajo.

Naj udeleženci parkirajo v lastni režiji?? Nikakor – imejte se radi!

Zelo vam priporočam, da parkiranja ne prepustite v režijo udeležencem samim, ker si s tem naredite medvedjo uslugo. Resnično si ne želite, da udeleženci na dogodek vstopijo z mrkim in potnim obrazom, ker so pol ure pred dogodkom mrzlično iskali parkirišče.

Še posebno to velja za dogodke, ki so “višjega nivoja”, na primer gala dogodek, ko je izrednega pomena, da je parkirišče v bližini lokacije oz. v garaži stavbe, kjer poteka dogodek.

Obstaja tudi primer, ko parkirišča za vaš dogodek ne potrebujete. Če boste udeležence na dogodek prepeljali s helikopterjem ali letalom, potrebujete le pristajalno stezo, torej parkirišča ne potrebujete.

Malo za hec in malo za res:)

3. Kakšna je zmogljivost lokacije in minimum porabe?

Zelo pomembno vprašanje!

Zavedati se moramo, da 250 ljudi ne moremo udobno namestiti v dvorano za 120 ljudi. Prav tako ne 50 ljudi v sejno sobo za 25 ljudi. Prvič bi bilo popolnoma neudobno in nenazadnje tudi nehumano, drugič pa povsod obstajajo varnostna in požarna pravila, ki jih je potrebno upoštevati. 

Prilagajanje lokaciji, da ali ne?

Nikoli ne silite z glavo skozi zid, če lokacija ustreza vsem ostalim kriterijem in ne ustreza po zmogljivosti glede sprejema vaših udeležencev, potem to ni lokacija, ki jo boste izbrali.

Kaj je to minimum porabe? Kaj to pomeni?

Če izberete lokacijo, ki ponuja tudi hrano in pijačo, le ta najverjetneje določa minimalni znesek porabe za hrano in pijačo. To je znesek, ki ga je potrebno preveriti in primerjati z zneskom, ki ste ga porabili za hrano in pijačo na preteklih dogodkih. V kolikor veste, da bo vaša poraba večja, pa imate odlično pogajalsko izhodišče, da se z lokacijo dogovorite za dodatne brezplačne storitve, saj jim boste »dobra stranka«.

Raziščite vse dodatne možnosti ali pa jih z osebo na lokaciji “skreirajte” na novo 🙂

Pomembno je, da ne spregledate zneska minimalne porabe in se pogovorite o različnih možnostih, ki so vam na voljo na sami lokaciji.

4. Kaj vse vam lokacija sama lahko ponudi in kdo je Oseba, ki bo vaš gostitelj?

Je na lokaciji kuhinja, ki lahko poskrbi za gostinsko ponudbo vašega dogodka? Posebno pozornost vedno namenite kulinaričnemu delu, saj predstavlja pomemben vpliv na uspešnost vašega dogodka. Zelo dobro se obnesejo tudi lokacije, ki nimajo svoje kuhinje in sodelujejo s ponudnikom hrane, ki pride na lokacijo. Vedno vnaprej preverite hrano, vedno!

Kaj ponuja lokacija?

Preverite tudi ali  je na lokaciji vsa potrebna oprema, ki jo potrebujte. Npr. mize, stoli, prti, projektor, table, avdio-video oprema, oder, predmeti, ki okrasijo ambient in podobno. Vse te stvari so zelo dobrodošle, saj vam odpade velik del dodatne organizacije, v kolikor vse to dobite na lokaciji sami.

Organizator dogodka na lokaciji?

Preverite tudi kakšna je ekipa na lokaciji sami? Kdo je na dogodku prisoten? Najboljše lokacije vam ponudijo pomoč organizatorja dogodka in takrat si lahko oddahnete.

V kolikor na lokaciji ni opreme in osebja, pa je nujno potrebno poskrbeti, da sestavite svojo ekipo, ki bo poskrbela za vse omenjene zadeve. Nič ne prepuščajte naključju. Za vsakim uspešnim dogodkom, stoji izkušen in kreativen organizator.

Kdo je ta pomembna Oseba?

In zdaj še nekaj besed o Osebi, ki bo vaš gostitelj na lokaciji, ki jo boste izbrali. To je oseba s katero navežete stik, ko se pogovarjate o lokaciji in možnostih, ki vam jih le ta ponuja. Izkušnje so me prepričale, da je v 98% prvi občutek, ki ga dobite o osebi, s katero se pogovarjate, tisti pravi.

Zato je zelo pomembno, da se temu pogovoru oz. obisku lokacije posvetite in da se na nasprotni strani posvetijo tudi vam. V kolikor ne začutite naklonjenosti vaši ideji glede dogodka, pa se mirno odpeljite na drugo lokacijo in pričnite znova.

Z roko v roki do poslovnih dogodkov z globino.

5. Kaj pa postavitev na sami lokaciji? Po domače »ali je tloris lokacije ustrezen«?

Pri načrtovanju dogodka je lokacija ena izmed glavnih in prvih stvari, ki jih določite. Bolj, ko greste v globino organizacije samega dogodka, bolj natančno želite vedeti in si precej natančno predstavljati, kako bo na samem dogodku vse skupaj tudi potekalo. Natančno določite tudi vse aktivnosti, ki bodo potekale, predvsem pa potrebno število oseb, ki bodo člani organizacijske ekipe na dogodku samem.

Čas je za sprehod.

Še predno se dokončno odločite za lokacijo, pa se vsaj nekajkrat sprehodite po sami lokaciji in si predstavljajte vse aktivnosti, ki ste si jih zamislili na dogodku. Pri čemer upoštevajte pomembne stvari, kot so na primer, kje se nahaja oder, kakšno je ozvočenje, je dovolj stojišč, je dovolj veliko plesišče, je možno prostor vizualno povečati ali zmanjšati, je možno na strop obesiti plesalko na drogu, je možno prostor popolnoma zatemniti, kakšno je prezračevanje, je možno lokacijo pripraviti en dan pred dogodkom, in podobno.

Torej, pomislite na potek dogodka, kje se bo zadrževalo veliko ljudi, kje bo prostor sameval in temu primerno postavite mize, stole, razstavne prostore in ostali dekor, ki močno vpliva na sam potek in uspešnost dogodka.

Občutite energijo lokacije.

6. Kako pomemben je sam ambient lokacije in kaj sploh to je?

Posebno pozornost posvetite obstoječemu dekorju na sami lokaciji. Preverite kakšen slog je arhitektura in kaj izraža notranjost stavbe oz. lokacije? Če imate slavnostni dogodek, boste verjetno potrebovali drugačno lokacijo kot, če bi imeli razstavo ali novoletno zabavo.

Manj, ko se ambient ujema z želenim občutkom vašega dogodka, več okrasitve boste morali nadoknaditi. Dobro premislite.

Fleksibilnost lokacije

Predlagam, da vedno iščete lokacijo, ki je glede sloga fleksibilna do te mere, da se z nekaj dekorja lahko pričara različne sloge oz. teme okrasitve. Najboljše izkušnje imam z lokacijami, ki vključujejo naravo. Narava se poda prav k vsem vrstam dogodka. Tako h gala slavnostnim, ko se gostje po rdeči preprogi sprehodijo po sredini travnika, kot tudi k sproščenem poslovnem pikniku, ko sredi travnika gori ogenj in se ob ognju širi smeh vseh prisotnih.

Spoštujte naravo in vzemite, kar vam ponuja.

7. Kaj doprinese prilagodljivost glede datuma dogodka in zakaj so pomembni cilji dogodka?

Kot sem zapisala že na začetku je z iskanjem lokacije za dogodek potrebno pričeti zelo zgodaj. Najbolje prezgodajJ, saj imate takrat na voljo vsaj tri možne datume dogodka in ste zato bolj fleksibilni.

Kaj vam ta fleksibilnost doprinese?

Veliko večja verjetnost, da boste dobili želeno lokacijo in seveda tudi boljšo ceno, če boste pri datumu vsaj malo fleksibilni. Že takoj na začetku imate dobro pogajalsko izhodišče, zato resnično ne čakajte z iskanjem lokacije.

Še predno pričnete z iskanjem lokacije je seveda nujno, da zelo dobro poznate in razumete cilje dogodka. Lahko se zgodi, da vam je določena lokacija všeč, izpolnjuje vse pogoje in tudi cenovno vam ustreza, pa vendar ne omogoča, da bi bil eden izmed glavnih ciljev izpolnjen. Priporočam, da ne podležete in raje iščite naprej oz. že v samem štartu iščite lokacijo, ki ima široke možnosti za postavitev in tudi raznolikost.

Cilji dogodka in prilagoditve?

Ciljev dogodka nikoli ne prilagajajte ali spreminjajte zaradi lokacije, saj boste izgubili celotno rdečo nit. Vedno lokacijo prilagodite ciljem dogodka. Vse je mogoče in na tem mestu je zelo pomembno kakšna je oseba, ki na lokaciji skrbi za vas in seveda kdo je organizator vašega dogodka.

P.S. Darilo za vas, da si prihranite čas, denar in energijo z iskanjem lokacije za vaš poslovni dogodek – moja priljubljena lokacija za ustvarjanje prav posebnih dogodkov je posestvo Lavender Hill eco resort. Se vidimo.

In še nekaj Pomembnega…

Če se vam zdi zgoraj zapisano malo preobsežno, vendar pomembno in verjamete, da vpliva na rezultate. Vi pa nimate ne želje in ne časa, da bi se vsemu temu posvetili, sem tukaj za vas.

In kaj se je še vedno izkazalo za resnično?

Tudi pri iskanju lokacije se na koncu izkaže tisto, v kar srčno verjamem… Kdaj je dogodek lahko uspešen?

Ko ljudje delamo za ljudi, ko si pogledamo v oči in si sežemo v roke. – Lumidi